Теория управления

 

Лекция 4 

 

Тема лекции: «Основные функции управления»

Разделы лекции:

 

1. Система функций управления. Планирование в системе управления.

2. Организация как функция управления. Мотивация в управлении.

3.  Контроль как функция управления.

РАЗДЕЛ 1. СИСТЕМА ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ. ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ.

 

Для успешного функционирования организации с учетом требований внешней среды менеджер должен выполнять определенные функции. Функции менеджмента – обособленные направления управленческой деятельности. В менеджменте многое изменяется, но вот функции менеджера мало изменились, с тех пор как их сформулировал А. Файоль. Однако, изменился характер их исполнения.

 

ЧТО ПОНИМАЕТСЯ ПОД ФУНКЦИЯМИ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Под ФУНКЦИЯМИ УПРАВЛЕНИЯ понимаются особые виды специализированных управленческих действий, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления занимают одно из центральных мест в управленческой деятельности. Они, по существу, такие же древние, как и само общество, в течение своей истории переходят от интуитивного, полусознательного обеспечения условий жизнедеятельности общества к научно обоснованному управлению.

 

ЧТО ХАРАКТЕРИЗУЮТ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Функции управления характеризуют ту или иную активность взаимодействия субъекта и объекта управления (управляющей и управляемой систем). Для эффективного, целостного управления они должны образовывать ЕДИНЫЙ КОМПЛЕКС, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЙ ВСЮ ПОЛНОТУ, ВЕСЬ СПЕКТР ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СУБЪЕКТА И ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ.

 

КАКИЕ ОБЩИЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫДЕЛЯЮТСЯ В НАУЧНОЙ ЛИТЕРАТУРЕ?

 

1. Среди общих функций в научной литературе Роберт М. Фалмер называет:

 

ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЮ, ВЫПОЛНЕНИЕ, КОНТРОЛЬ;

 

2. К. Киллен выделяет:

 

ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЮ, РУКОВОДСТВО, МОТИВАЦИЮ, КОНТРОЛЬ;

 

3. Г. Кунц, С. Доннел выделяют:

 

ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ ШТАТОВ, РУКОВОДСТВО и ЛИДЕРСТВО.

 

4. В отечественной теории и практике принято рассматривать такие функции:

 

ПЛАНИРОВАНИЕ,

 

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ,

 

ОРГАНИЗАЦИЯ,

 

РЕГУЛИРОВАНИЕ,

 

КООРДИНИРОВАНИЕ,

 

МОТИВАЦИЯ,

 

СТИМУЛИРОВАНИЕ,

 

КОНТРОЛЬ.

 

Функции менеджмента предполагают конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующую организацию работ. В основе построения менеджмента как организации управления фирмой лежит принцип приоритета цели теории организации, характеризующий реализацию цели организации в  виде следующей цепочки:

 

Цель → Задача → Функции (Ц → З → Ф).

В  этой цепочке реализация задач возможна лишь при наличии необходимых «инструментов»  — функций, осуществляющих различные виды деятельности.

КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Основными функциями менеджмента являются:

 

- ПЛАНИРОВАНИЕ;

 

- ОРГАНИЗАЦИЯ;

 

-  МОТИВАЦИЯ;

 

-  КОНТРОЛЬ.

Все эти функции в системе управления взаимосвязаны и образуют единый целостный процесс. Например, информация, собранная посредством функции контроля, свидетельствует о выполнении планов (функция планирования). В  то же время контроль должен быть надлежащим образом организован и  мотивирован (функции организации и  мотивации). Вместе с  тем планирование как  функция управления составляет основу для других функций и  поэтому считается главнейшей из них, функции организации, мотивации  и контроля фактически ориентированы на выполнение тактических  и стратегических планов организации.

 

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Для эффективного функционирования организации нужен прогноз и план. Менеджер должен оценивать будущее и предвидеть его. В процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню. План разрабатывается на основе информации, для чего используются специальные информационные технологии.

 

Топ-менеджеры разрабатывают стратегические планы, которые должны содержать будущую модель организации и внешней среды.

 

Средние менеджеры разрабатывают тактические планы, промежуточные цели и пути достижения стратегических целей и задач.

 

Линейные менеджеры заняты созданием оперативных планов – разрабатывают стандарты деятельности, описание работ, последовательность их выполнения для достижения целей.

 

ЧТО ЛЕЖИТ В ОСНОВЕ ПЛАНИРОВАНИЯ?

 

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ КАК ОСНОВА ПЛАНИРОВАНИЯ.

 

Термин "прогноз" (от греч. prognosis) традиционно обозначает предвидение, предсказание о развитии чего-либо, основанное на определенных данных.

 

Прогнозирование - это оценка, предвидение, предсказание будущего развития избранного объекта управления. Оно должно предшествовать планированию.

 

В ЧЕМ СОСТОИТ ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

Главная цель прогнозирования - это формирование научных предпосылок принятия управленческих решений.

 

КАКОВЫ НАУЧНЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ?

 

Данные предпосылки включают:

 

- анализ тенденций и закономерностей изменения объекта управления;

 

-  альтернативное предвидение его будущего развития;

 

- оценку последствий активного воздействия на предвидимые процессы в объекте управления.

 

ПОЧЕМУ РОЛЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ВОЗРАСТАЕТ?

 

В условиях ускоренного развития научно-технического прогресса и нарастающих тенденций глобализации резко возрастает неопределенность в будущем поведении объектов управления, увеличивается цена ошибок управленческих решений. Поэтому роль прогнозирования в XXI веке принципиально возрастает.

 

КАКОВЫ ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

Главными задачами прогнозирования являются следующие:

 

1. Научный анализ социально-экономических процессов и явлений, оценка сложившейся ситуации и выявление узловых проблем развития.

 

2. Оценка действия этих тенденций в будущем, предвидение новых экономических ситуаций, новых проблем, требующих своего разрешения.

 

3. Выявление возможных альтернатив развития в перспективе.

 

ЧТО В ОБЩЕМ ВИДЕ ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ПРОГНОЗ?

 

Прогноз представляет собой систему аргументированных научных представлений о будущем состоянии объекта управления, носящих вероятностный, но достаточно достоверный характер. Одна из разновидностей прогнозов - сценарии развития, которые разрабатываются с учетом тех или иных предполагаемых действий конкретных субъектов прогнозируемой ситуации.

 

КАКИМИ ОСНОВНЫМИ СПОСОБАМИ ОСУЩЕСТВЛЯЮТСЯ ПРОГНОЗЫ?

 

Прогнозы осуществляются следующими способами:

 

1 СПОСОБ. Описание тенденций изменения объекта или процесса.

 

2 СПОСОБ. Формирование параметров, характеризующих объект или процесс.

 

КАКИЕ ПОДХОДЫ В ПРОГНОЗИРОВАНИИ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ В РАМКАХ ПЕРВОГО СПОСОБА ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

В рамках первого способа принято выделять ТРЕНДОВЫЙ и ФАКТОРНЫЙ подходы.

 

ТРЕНДОВЫЙ ПОДХОД В ПРОГНОЗИРОВАНИИ предполагает экстраполяцию выровненных значений динамического временного ряда прогнозируемого показателя. Прогноз-тренд - это прогноз, основанный на использовании линейной экстраполяции сложившихся в прошлом тенденций.

 

ФАКТОРНЫЙ ПОДХОД В ПРОГНОЗИРОВАНИИ предусматривает определение круга факторов, воздействующих на прогнозируемый объект. Этот подход основан на оценке влияния различных факторов и их комбинации на развитие возможного будущего состояния объекта управления.

КАКИЕ ПОДХОДЫ В ПРОГНОЗИРОВАНИИ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ В РАМКАХ ВТОРОГО СПОСОБА ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

В рамках второго способа принято выделять ГЕНЕТИЧЕСКИЙ и НОРМАТИВНЫЙ подходы.

 

ГЕНЕТИЧЕСКИЙ ПОДХОД В ПРОГНОЗИРОВАНИИ основан на использовании в прогнозируемых процессах устойчивых тенденций, придающих развитию объекта управления инерционный характер. При всех своих различиях будущее, настоящее и прошлое генетически связаны между собой, имеют много общих элементов и связей между ними.

 

НОРМАТИВНЫЙ ПОДХОД В ПРОГНОЗИРОВАНИИ отражает управляемый характер прогнозируемых процессов, их зависимость от целей развития. При этом цель может быть задана извне в виде нормативного состояния (уровня достижения цели).

 

В практике управления генетический и нормативный подходы в прогнозировании обычно дополняют друг друга, так как будущие процессы формируются, с одной стороны, инерцией сложившихся тенденций, а с другой - поставленными целями развития. Главной задачей прогнозирования становится согласование результатов прогнозных расчетов, получаемых на основе генетического и нормативного подходов.

Кроме того, существует поисковое (или исследовательское) и нормативное прогнозирование.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ПОИСКОВОЕ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ?

 

ПОИСКОВОЕ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ — оценка перспективных тенденций развития объекта.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ НОРМАТИВНОЕ  ПРОГНОЗИРОВАНИЕ?

 

НОРМАТИВНОЕ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ — определение путей и сроков достижения желательных состоянии объекта прогнозирования в будущем.

 

КАК РАЗЛИЧАЮТСЯ ПРОГНОЗЫ ПО СРОКАМ РАСЧЕТА?

 

Прогнозы различаются по срокам, на которые они рассчитаны. В настоящее время сложилась практика разработки прогнозов различной продолжительности:

 

краткосрочного (текущего) - как правило, на 1 год,

 

среднесрочного - на 3-5 лет,

 

долгосрочного - на 10-15 (а иногда и более) лет.

 

ЧТО ПОНИМАЕТСЯ ПОД МЕТОДОМ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

МЕТОД ПРОГНОЗИРОВАНИЯ представляет собой последовательность действий, которые нужно совершить для получения модели прогнозирования. По аналогии с кулинарией метод есть последовательность действий, согласно которой готовится блюдо — то есть сделается прогноз.

 

ЧТО ТАКОЕ МОДЕЛЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

МОДЕЛЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ есть функциональное представление, адекватно описывающее исследуемый процесс и являющееся основой для получения его будущих значений. В той же кулинарной аналогии модель есть список ингредиентов и их соотношение, необходимый для нашего блюда — прогноза.

 

КАК МОЖНО КЛАССИФИЦИРОВАТЬ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

Если посмотреть внимательно, то быстро выясняется, что понятие «метод прогнозирования» гораздо шире понятия «модель прогнозирования». В связи с этим на первом этапе классификации обычно делят методы на две группы (рисунок 1):

 

1 ГРУППА. ИНТУИТИВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ;

 

2 ГРУППА. ФОРМАЛИЗОВАННЫЕ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ ИНТУИТИВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

ИНТУИТИВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ имеют дело с суждениями и оценками экспертов. На сегодняшний день они часто применяются в маркетинге, экономике, политике, так как система, поведение которой необходимо спрогнозировать, или очень сложна, и не поддается математическому описанию, или очень проста, и в таком описании не нуждается.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ ФОРМАЛИЗОВАННЫЕ МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

ФОРМАЛИЗОВАННЫЕ МЕТОДЫ — описанные в литературе методы прогнозирования, в результате которых строят модели прогнозирования, то есть определяют такую математическую зависимость, которая позволяет вычислить будущее значение процесса, то есть сделать прогноз.

 

КАКОВА ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ МОДЕЛЕЙ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ?

 

На первом этапе модели следует разделить на две группы (рисунок 1):

 

1 ГРУППА. МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ;

 

2 ГРУППА. МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ?

 

МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ — такие математические модели прогнозирования, для построения которых используют законы предметной области. Например, модель, на которой делают прогноз погоды, содержит уравнения динамики жидкостей и термодинамики. Прогноз развития одной популяции делается на модели, построенной на дифференциальном уравнении. Прогноз уровня сахара крови человека, больного диабетом, делается на основании системы дифференциальных уравнений. Такого рода моделям свойственен индивидуальный подход в разработке.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ?

 

МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ — математические модели прогнозирования, которые стремятся найти зависимость будущего значения от прошлого внутри самого процесса и на этой зависимости вычислить прогноз. Эти модели универсальны для различных предметных областей, то есть их общий вид не меняется в зависимости от природы временного ряда.

 

НА КАКИЕ ГРУППЫ МОЖНО РАЗБИТЬ МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ?

 

На втором этапе МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ можно разделить на две группы:

 

1 ГРУППА. СТАТИСТИЧЕСКИЕ МОДЕЛИ;

 

2 ГРУППА. СТРУКТУРНЫЕ МОДЕЛИ.

 

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ ОСОБЕННОСТЬ СТАТИСТИЧЕСКИХ МОДЕЛЕЙ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ?

 

В статистических моделях зависимость будущего значения от прошлого задается в виде некоторого уравнения.

 

К ним относятся:

 

- регрессионные модели (линейная регрессия, нелинейная регрессия);

 

- авторегрессионные модели (ARIMAX, GARCH, ARDLM);

 

- модель экспоненциального сглаживания;

 

- модель по выборке максимального подобия; и многие другие модели.

 

ЧЕМ ХАРАКТЕРИЗУЮТСЯ СТРУКТУРНЫЕ МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ?

 

В СТРУКТУРНЫХ МОДЕЛЯХ зависимость будущего значения от прошлого задается в виде некоторой структуры и правил перехода по ней. К ним относятся:

 

- нейросетевые модели;

 

- модели на базе цепей Маркова;

 

- модели на базе классификационно-регрессионных деревьев; и многие другие модели.

 

Для обоих групп указаны основные, то есть наиболее распространенные и подробно описанные модели прогнозирования. Однако на сегодняшний день моделей прогнозирования временных рядов имеется уже большое количество и для построения прогнозов, например, стали использовать SVM (support vector machine) модели, GA (genetic algorithm) модели и многие другие.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Общая классификация моделей и методов прогнозирования.

 

 

КАКОВЫ РОЛЬ И СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ?

 

Планирование является активным управленческим процессом воздействия на систему, посредством которого детерминируются темпы, последовательность и формы развития объекта или процесса для достижения намеченной цели.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ — это обоснование и выбор целей функционирования и развития процесса (системы, организации, предприятия) и средств их достижения.

 

Реализация логической схемы процесса управленческой деятельности  ПОТРЕБНОСТЬ-ЗАДАЧА-ФУНКЦИЯ- РЕШЕНИЕ (ЦЕЛЬ)  осуществляется посредством планирования.

 

Планирование присутствует на всех уровнях иерархии управления. Сущность и технология планирования едина для всех объектов управления: области, района, города, предприятия. Планирование работы на локальном уровне повторяет в миниатюре всю технологию планирования работ, например, на государственном уровне.

 

КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ?

 

Планирование состоит из процесса подготовки, обоснования и принятия решения. План показывает не только то, чего нужно достигнуть, в конечном счете, но и как это сделать, каковы основные показатели плана и как должно развертываться его выполнение во времени и пространстве. План всегда должен иметь вид директивного документа.

 

КАКИЕ ВИДЫ ПЛАНОВ СУЩЕСТВУЮТ?

 

Исходя из временных параметров и решаемых задач, различаются следующие виды планов:

 

1. ПЛАН-ПРОГНОЗ составляется на 15-20 и более лет (долгосрочное прогнозирование). В задачи плана-прогноза входит прогнозирование будущего состояния социально-экономических процессов, определение вероятности наступления тех или иных положительных и негативных ситуаций. План-прогноз может быть представлен в виде дерева целей.

 

2. ПЛАН-МОДЕЛЬ составляется на 5-7 лет (среднесрочное прогнозирование). Моделирование - научное описание ситуаций и будущего состояния социально-экономических процессов, средств и методов их достижения. План-модель предполагает проведение точных расчетов и предоставление путей и способов реализации плана.

 

3. ПЛАН-ПРОГРАММА составляется на 1 год, квартал (краткосрочное планирование). План-программа дает конкретное обоснование реализации решений по прогнозам и моделям на годы, кварталы в конкретных отраслях и сферах деятельности. План-программа — это выполнение определенных задач с помощью проверенных на практике средств и методов.

Планирование предполагает выполнение обязательных последовательных операций, имеющих структурно-функциональную взаимосвязь.

 

КАКОВА СТРУКТУРА ПЛАНОВО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ?

 

Существует три элемента системной организации планово-управленческой работы:

 

1. Задающий элемент работы (задание).

 

2. Управляющий элемент работы — совокупность регулирующих воздействий и организационных мероприятий, анализ и контроль качества, на основе которых формируются управляющие воздействия.

 

3. Процедурно-содержательный элемент  работы.

 

КАКИЕ ЭТАПЫ ПЛАНОВО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ?

 

1. ПЕРВЫЙ ЭТАП. Любая планово-управленческая работа начинается с формулировки исходной целевой установки, которая должна содержать сущностную сторону и иметь определенную форму выражения.

 

Требования к исходной целевой установке:

 

— полнота формулировки задачи (влияет на качество работ);

 

— обоснованность;

 

— формирование исходного задания (требует много времени);

 

— одно из правил организации планово-управленческих работ: не жалеть времени и усилий (но знать меру) на постановку целей и определение задач (это окупится сокращением сроков работ и качеством);

 

— при составлении задания основное внимание уделять анализу проблем, на решение которых будут направлены меры. Целевая установка даже при всей ее привлекательности должна уточняться и корректироваться (редко она удовлетворяет всем требованиям). После формулировки исходной задачи начинаются последовательные этапы планово-управленческих работ.

 

2. ВТОРОЙ ЭТАП. Анализ состояния и тенденций развития объекта - сбор информации, упорядочение, классификация в статистические, логические ряды - выявление на этой основе статистических и логических закономерностей — тенденций. Изучение всего этого относительно прошлого состояния и динамики объекта.

 

3. ТРЕТИЙ ЭТАП. Вариантное прогнозирование развития объекта (решение проблемы). Вариантов может быть от 2-3 до 5-6, принципиально отличающихся друг от друга в основных моментах или сторонах развития объекта (или решения проблемы). В рамках основных вариантов возможны прогнозы отдельных сторон или линий развития. Прогнозирование – очень сложный процесс, поэтому проводить его лучше с помощью специалистов.

 

4. ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП. Варианты решения проблем развития объекта. Задача — обрисовать реальные варианты решения, разработать способы решения проблемы. Основная линия — весь набор сопутствующих мероприятий, то  есть решение проблемы в целом должно сопровождаться решением отдельных проблем. Активные участники этого этапа — руководитель, его помощники, заместители, опытные специалисты — все, кого можно причислить к мозговому центру. Можно создавать специальные рабочие группы.

 

5. ПЯТЫЙ ЭТАП. Анализ и оценка вариантов решения. Это центральная часть планово-управленческих работ. Каждый из вариантов оценивается с точки зрения:

 

— полноты результатов в достижении цели;

 

— временных параметров и своевременности;

 

— необходимого количества и качества ресурсов;

 

— потенциальных источников ресурсного обеспечения;

 

— увязки целей с ресурсными возможностями;

 

— эффективности использования ресурсного потенциала.

 

6. ШЕСТОЙ ЭТАП. Формирование проекта решения — подводится итог предыдущих работ, отбираются варианты отдельных частей подготавливаемого решения. Формируется решение в общих чертах. Целесообразно подготовить несколько вариантов общего решения. Это этап завершающего синтеза, в котором активное участие принимают сводные подразделения, комплексные группы и экспертные комиссии (главное условие — их компетентность). Здесь же осуществляется адресная привязка мероприятий. Также велика роль руководителя работ как координатора.

 

7. СЕДЬМОЙ ЭТАП. Рассмотрение и утверждение итогового проекта в соответствующих инстанциях - согласование.

 

РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ. МОТИВАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Вслед за планированием наступает черед ОРГАНИЗАЦИИ, то есть принятию решения о методах и инструментах выполнения плана. Организация предполагает создание структуры, определение задач, их конкретизацию в отделах компании и распределение ресурсов между ними. Структура должна максимально соответствовать целям организации и способствовать выполнению планов. Для противостояния хаотичности внешней среды вводятся правила и процедуры.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ — это такая деятельность (функция), которая призвана обеспечить условия выполнения плана (задачи).

 

Организация труда  — система мероприятий, обеспечивающая рациональное использование рабочей силы.

КАКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ВКЛЮЧАЕТ ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА?

 

Она включает:

 

-  расстановку людей в процессе производства;

- разделение труда коопераций;

 

-  методы нормирования и стимулирования труда;

 

-  организацию рабочих мест, их обслуживание;

 

-  необходимые условия труда.

 

КАКОВЫ ВАЖНЕЙШИЕ ПОКАЗАТЕЛИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УРОВНЯ?

 

Важнейшими показателями организационного уровня организации (как и любого предприятия) являются:

-  ритмичность производства;

-  использование оборудования;

 

- использование рабочего времени;

 

-  стабильность кадров;

-  творческая активность;

-  техническая вооруженность труда.

По значимости этих показателей (по результатам экспертной оценки) на  первые три места можно поставить ритмичность производства (30%), использование рабочего времени и  оборудования (по 22%).

КАКИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ?

 

Показатели организации труда — это:

- внедрение бригадных форм организации труда;

 

-  многостаночное (многоагрегатное) обслуживание;

-  рациональные методы труда;

-  организация рабочих мест;

 

-  обслуживание рабочих мест;

-  нормирование труда;

- условия труда.

КАКИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ?

 

Показатели организации производства:

-  специализация производства;

 

-  прогрессивность форм организации производства;

-  непрерывность производственных процессов;

 

-  централизация вспомогательных работ.

 

КАКИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ?

 

Показателями организации управления являются:

-  экономичность аппарата управления;

 

-  регламентация функций аппарата управления;

- составление информационной базы управления;

- управление кадрами;

-  управление материально-техническим  снабжением  и сбытом.

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ ЦЕЛЬ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ?

 

Цель функции организации — сформировать управляющие и управляемые системы, а также связи и отношения между ними.

 

КАКИЕ ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РАБОТ ВХОДЯТ В СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ?

 

В содержание функции организации входят следующие виды управленческих работ:

 

- образование подразделений,

 

- определение организационной структуры органов управления (формирование управленческих подразделений),

 

- обеспечение взаимодействия структурных элементов (отделов, служб и т. д.)

 

КАКОВЫ РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ?

 

Результатами выполнения функции организации являются:

 

— создание органов управления на основе объективных функций управления;

 

— построение структуры аппарата управления;

 

— формирование управленческих подразделений;

 

— выработка положений об органах управления;

 

— установление взаимосвязи между управленческими подразделениями;

 

— расстановка управленческих кадров.

 

ПОЧЕМУ ФУНКЦИЮ ОРГАНИЗАЦИИ СЧИТАЮТ САМОЙ ВАЖНОЙ?

 

Организация создает кооперацию людей и машин, при которой совместная деятельность должна протекать с наивысшим эффектом при минимальных затратах. Организация как процесс означает переход от неорганизованной системы к организованной. Исключительность функции организации требует создания в рамках учреждений постоянно действующего органа управления, призванного заниматься исследованием организационных проблем, обнаруживать симптомы неуправляемости, производственные потери и осуществлять рационализацию управления.

 

КТО ПРЕИМУЩЕСТВЕННО ВЫПОЛНЯЕТ ФУНКЦИЮ ОРГАНИЗАЦИИ?

 

На разных уровнях структуры протекают разные по масштабам и скорости процессы, поэтому работа топ-менеджера и линейного менеджера существенно различаются. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ – это преимущественно сфера ответственности топ-менеджмента фирмы.

 

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ НЕЛЬЗЯ ПЕРЕКЛАДЫВАТЬ НА РЯДОВЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ?

 

Эту ответственность нельзя перекладывать на рядовые подразделения. Они могут принимать лишь ограниченное участие в их разработке:

 

- У них нет необходимой власти и ресурсов. Для создания и реализации стратегии власть должна быть абсолютной.

 

- У руководителя подразделения по определению иное видение ситуации и проблем по сравнению с владельцем или генеральным директором.

 

- Они временщики и вряд ли имеет смысл для них разрабатывать долгосрочную стратегию.

 

- Руководитель подразделения должен быть прекрасным администратором, справляющимся и с «текучкой», и с периодическими авралами. Он – хороший практик. Разработка же стратегии требует аналитического склада ума и творческого потенциала.

 

МОТИВАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ФУНКЦИЯ МОТИВАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ?

 

Мотивация  — это процесс побуждения себя и  других членов коллектива к  деятельности для достижения, как личностных целей, так и целей организации. Воздействие мотивации оказывает влияние на следующие характеристики деятельности человека: усилие, старание, настойчивость,  добросовестность, направленность.

 

Процесс мотивации очень сложен и  неоднозначен. Существует достаточно большое количество различных теорий мотивации, объясняющих отдельные стороны этого процесса. Эти теории относятся к двум группам, концентрирующим внимание:

 

- на выявлении и анализе содержания факторов мотивации — содержательные теории мотивации;

-  на динамике взаимодействия различных мотивов инициирования направления поведения человека  — процессуальные теории мотивации.

 

Чаще всего функцию управления, связанной с побуждением людей к совместной деятельности называют МОТИВАЦИЕЙ.  Однако, собственно, в конкурентной управленческой деятельности речь так же идет о СТИМУЛИРОВАНИИ – то есть побуждения «других» в противовес мотивации – направлении «себя».

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ СТИМУЛИРОВАНИЕ?

 

Стимулирование побуждает элементы системы управления к исполнению своих функций. Посредством стимулирования осуществляется управление распределением материальных и духовных ценностей в зависимости от количества и качества затрачиваемого труда.

 

ФУНКЦИЯ СТИМУЛИРОВАНИЯ связана с использованием материальных и моральных стимулов, посредством которых направляется поведение людей, активизируются и поощряются их действия.

 

ЧТО ПРЕДПОЛАГАЕТ МАТЕРИАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ?

 

МАТЕРИАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ включает разработку системы экономических рычагов как коллективной, так и личной заинтересованности в результатах труда.

 

ЧТО ПРЕДПОЛАГАЕТ МОРАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ?

 

МОРАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ связано с механизмом воздействия на эмоции, чувства и сознание работников. Оно предполагает такие формы, как словесное поощрение, благодарность, вручение почетного диплома и т. п.

 

Анализируя стимулирование как управленческую функцию, необходимо иметь в виду и обратное явление стимулирования - создание не только положительных, но и отрицательных стимулов, последнее выражается в форме определенных запретов, наказаний (лишение премии, выговор, понижение в должности и т. п.).

 

Организация системы стимулирования предполагает единство использования стимулов. При этом стимулы морального характера должны подкрепляться материальными стимулами, и, наоборот, материальное стимулирование должно сопровождаться моральным стимулированием.

 

Одним из недостатков, нередко встречающихся в практике управления в вопросах стимулирования, является то, что необходимая информация поступает с запозданием, в результате чего решения принимаются несвоевременно, стимулирование перестает играть роль активного фактора в исполнении порученных обязанностей. В некоторых случаях руководители испытывают недостаток или избыток информации. Это затрудняет выработку объективного решения, в связи с чем, значение стимула нивелируется.

 

РАЗДЕЛ 3. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ?

 

КОНТРОЛЬ  — это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с плановыми показателями.

 

Как видно из определения, контроль имеет большее отношение к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов удовлетворения потребностей внутренней и  внешней среды, чем к руководству коллективом посредством приказов.

 

Слово «контроль» первоначально употреблялось в  бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности  организации. Именно в  этом значении его использует некоторая  часть управляющих и теоретиков бизнеса.  Однако функцию контроля в  классическом менеджменте следует  понимать как  вид управленческой деятельности, благодаря которой  можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая  показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).  Некоторые организации создали целые системы контроля. Их  функции состоят в «посредничестве» между планами и деятельностью,  то  есть система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, определенными первоначальными планами и  реальными показателями деятельности организации. И  тот, у кого разработаны современные и точные системы контроля, имеет больше  шансов выжить. Для системы управления характерно большое количество не только различных видов планов, но и различных систем  контроля. Они все базируются на  идее обратной связи, а  именно:  сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения, необходимые для того, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.

 

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

 

- чему мы научились?

 

- что в следующий раз надо делать иначе?  

 

- в чем причина отклонений от намеченного?

 

- какое воздействие оказал контроль на  принятие решений?

 

было ли воздействие контроля позитивным или негативным?

 

какие выводы следует сделать для  выработки новых целей?

 

Схема технологии контроля представлена  на рисунке 2. Какую бы технологию контроля мы ни применяли, окончательные его задачи состоят в том, чтобы обслуживать различные планы и цели управления.

 

КАКИЕ КРИТЕРИИ ЛЕЖАТ В ОСНОВЕ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ?

 

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:

 

1)         ЭФФЕКТИВНОСТЬ КОНТРОЛЯ  — определяется его успешность и  полезность (уменьшение расходов, связанных с  обнаружением  и  устранением выявленных в  процессе контроля недостатков; сокращение расходов на его проведение, персонал и технику);

 

2)         ЭФФЕКТ ВЛИЯНИЯ НА ЛЮДЕЙ — выясняется вопрос, вызывает ли  у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

 

3)         ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧ КОНТРОЛЯ — контроль должен определить  совпадения или отклонения в  системе управления организацией;  способствовать устранению отклонений и выработке эффективных  решений;

 

4)         ОПРЕДЕЛЕНИЕ ГРАНИЦ КОНТРОЛЯ  — контрольные мероприятия не  могут осуществляться без ограничений, необходимо выявить отклонения уже на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

 

Рисунок 2. Составляющие технологии контроля.

 

Контроль является важнейшей функцией управления, призванной постоянно давать информацию о действительном состоянии дела по выполнению решений. Контроль основан на принципе организации обратной связи, которая существует при любом взаимодействии субъекта и объекта в системе управления и включает единство следующих стадий:

 

— получение информации;

 

— критическая ее оценка;

 

— принятие решений.

 

Посредством контроля вскрываются дополнительные резервы производства и вносятся необходимые коррективы в организацию производства и разработку плана развития системы производства. Контроль начинается с получения информации о действительном состоянии управляемого объекта и заканчивается принятием решений, которые преследуют соответствующую коррекцию в динамике системы для достижения запланированной цели. Без контроля процесс управления останется незавершенным.

 

КАКИЕ ВИДЫ КОНТРОЛЯ СУЩЕСТВУЮТ?

 

Существуют следующие виды контроля:

 

- ПОСТОЯННЫЙ,

 

- ТЕКУЩИЙ,

 

- РАЗОВЫЙ,

 

- НАЧАЛЬНЫЙ,

 

- ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ,

 

- КОНЕЧНЫЙ.

 

В функции контроля должны гармонически сочетаться доверие к людям и необходимость проверки их работы. Следует помнить, что недостаток контроля снижает ответственность, излишний же контроль снижает инициативу, самостоятельность.

 

Контроль - это проверка результатов какой-либо деятельности на соответствие целям и нормам, принятым в организациях, сообществах и государствах, а также ценностям, вошедшим в индивидуальное и коллективное сознание как внутреннее убеждение.

 

Контроль - одна из основных функций управления. В процессе контроля собирается информация о траектории движения управляемого объекта, которая сопоставляется с заранее определенными параметрами, выявляются отклонения, осуществляются их оценка и принятие решения о корректирующих воздействиях.

 

Контроль может включать в себя различные виды специальных проверок: состояние технологических процессов, окружающей среды, зданий и сооружений, различного рода устройств и т.п.

 

КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ?

 

Содержанием контроля являются наблюдение, сбор, систематизация и обработка различных сведений, характеризующих состояние, динамику и векторы объектов контроля, выявление причин несоответствия ожидаемых (запланированных, желательных) результатов и обоснование мер корректирующего воздействия. Принципиальная схема процесса контроля представлена на рисунке 3.

 

	Установление целей
	Выработка стандартов, оценочных показателей, размеров допустимых отклонений
	Доведение стандартов до сотрудников
	Измерение оценочных показателей	Просмотр стандартов	Корректирующие воздействия
Нет значимых отклонений	Сравнение оценочных показателей со стандартами	Есть значимые отклонения

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3. Принципиальная схема процесса контроля.

 

Процесс контроля начинается с установления целей. Затем следует стадия выработки стандартов, оценочных показателей и размеров допустимых отклонений. Далее выработанные стандарты доводятся до сотрудников и организуется процесс измерения оценочных показателей. После сравнения оценочных показателей со стандартами процесс контроля разветвляется: либо значимые отклонения отсутствуют, и тогда на этом заканчивается данный цикл контроля, либо зафиксированы значимые отклонения. В случае если в процессе измерения происходит отклонение от стандартов, то процесс контроля опять ветвится. Далее либо производятся корректирующие воздействия и устраняются отклонения, либо пересматриваются стандарты. В любом случае цикл контроля затем повторяется вновь.

 

КАКОВ ОСНОВНОЙ ПРИЗНАК КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ?

 

Коренным признаком контроля, выделяющим его среди других функций менеджмента, является активное использование обратной связи. Именно обратная связь оказывает существенное воздействие на элементы и процессы всего цикла управления.

 

ЧТО ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ?

 

Организация контроля включает в себя определение его субъектов, обоснование целей и задач, разработку соответствующих методов и технологий контроля, а также научное и кадровое сопровождение.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЮТ СОБОЙ ОБЪЕКТЫ И СУБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ?

 

ОБЪЕКТАМИ КОНТРОЛЯ в организациях могут быть организация в целом, се подразделения, отдельные процессы или проекты, отдельные сотрудники.

 

В общественных системах СУБЪЕКТАМИ КОНТРОЛЯ являются органы власти, граждане страны, их ассоциации и союзы.

 

КАКОВЫ МЕТОДЫ И ВИДЫ КОНТРОЛЯ?

 

После принятия любого управленческого решения (плана, программы, какого-либо стандарта, норматива и т.п.) контрольная деятельность становится органической частью общей системы менеджмента данной организации. Методы и виды контроля разнообразны и зависят от предмета, целей, задач и области менеджмента, а также от того, какая деятельность (прошлая, настоящая, будущая) становится предметом контроля.

 

ЧТО ТАКОЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ?

 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ позволяет принципиально решать вопрос о целесообразности каких-либо действий в будущем. Предварительный контроль, образно говоря,  напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля осуществляются незаметно вместе с другими функциями управления. Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным его средством является реализация (не создание, а  именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

 

В КАКИХ ОБЛАСТЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ?

 

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях  — ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ, МАТЕРИАЛЬНЫХ и  ФИНАНСОВЫХ РЕСУРСАХ.

 

КАК ДОСТИГАЕТСЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ В ОБЛАСТИ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ?

 

В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и  профессиональных знаний и  навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации.

 

КАК ПРОВОДИТСЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ В ОБЛАСТИ МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ?

 

В области материальных ресурсов проводится предварительный контроль, например, за качеством сырья.

 

КАК ПРОВОДИТСЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ В ОБЛАСТИ ФИНАНСОВЫХ РЕСУРСОВ?

 

В  области финансовых  ресурсов объектом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопросы: когда? сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации?

 

В процессе предварительного контроля можно предвидеть и выявить отклонения от стандартов в различные моменты деятельности организации.

 

КАКИЕ ВИДЫ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ?

 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ бывает двух видов:

 

- ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ и

 

- ТЕРАПЕВТИЧЕСКИЙ.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ?

 

ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ включает в  себя такие категории, как  измерители, эталоны, предупреждающие  сигналы и другие, указывающие на то, что в организации не все в порядке.

 

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ТЕРАПЕВТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ?

 

ТЕРАПЕВТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ позволяет не  только выявить отклонения от  нормативов, но и  принять соответствующие меры для исправления положения.

 

С КАКИМИ ЦЕЛЯМИ ПРОВОДИТСЯ ТЕКУЩИЙ КОНТРОЛЬ?

 

НАПРАВЛЯЮЩИЙ (ТЕКУЩИЙ) КОНТРОЛЬ проводится в целях поддержания устойчивости проводимых работ от их начала и до получения планируемых результатов.

 

КОГДА ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ТЕКУЩИЙ КОНТРОЛЬ?

 

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность сотрудников, а сам он — прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль позволяет исключить отклонения от  намеченных  планов и инструкций.  Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы контроля следят за отклонениями от  намеченных планов, вносят коррективы для достижения поставленных целей.

 

С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ ПРОВОДИТСЯ ФИЛЬТРУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ?

 

ФИЛЬТРУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ имеет целью окончательное решение вопроса о продолжении какого-либо действия, например вступления международного соглашения в действие после его ратификации законодательным органом страны.

 

С КАКИМИ ЦЕЛЯМИ ПРОВОДИТСЯ  ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ?

 

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ осуществляется для предотвращения ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем контроле — в процессе ее выполнения).

 

КОГДА ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ?

 

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ проводится после завершения работ и дает представление об общих результатах в сопоставлении с запланированными. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, но его результат имеет большое значение: во-первых, он дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

 

КАКИЕ ЭТАПЫ РАЗЛИЧАЮТСЯ В ПРОЦЕДУРЕ КОНТРОЛЯ?

 

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа.

 

 

1.         Этап А — УСТАНОВЛЕНИЕ СТАНДАРТОВ.

 

ЧТО ПОНИМАЕТСЯ ПОД СТАНДАРТАМИ?

 

Стандарты — это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается измерению. Данные цели явным  образом «вырастают» из процесса планирования. На этом этапе необходимо определить временные рамки и  конкретный критерий, по  которому оценивается работа. Это и  есть результативность. Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

 

2.         Этап Б — СОПОСТАВЛЕНИЕ ДОСТИГНУТЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ С УСТАНОВЛЕННЫМИ СТАНДАРТАМИ.

 

На данном этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты работы соответствуют его ожиданиям. При этом ему нужно принять еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от  стандартов. Эта деятельность наиболее заметна и  заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

 

3.         Этап В  — ПРИНЯТИЕ НЕОБХОДИМЫХ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ.

 

Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим, поэтому решение о том, какой метод контроля применить, требует тщательной проработки. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и необходимо дать ответы на следующие вопросы.

 

- Понимают ли сотрудники цели фирмы?

 

- Спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?

 

- Предоставляет ли действующая система контроля менеджерам необходимую информацию, на  основе которой можно действовать в разумных временных рамках?

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления фирмой. На практике вообще не  существует такого конечного пункта, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в  процессе контроля, может использоваться на  этапе планирования, организации и  мотивации сотрудников.

 

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня (линейные менеджеры) — больше заняты подбором кадров, организацией их  труда. Однако на  всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все  четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров всех уровней оценивают по двум основным критериям: результативности (то есть возможности достичь  желаемого результата) и эффективности (то есть возможности достичь результата с наименьшими затратами).

 

В настоящее время особое внимание уделяется методам непрерывного контроля, что позволяет получать своевременную обратную связь в виде информации, непосредственно характеризующей конечные результаты организации и в целом качество ее менеджмента. К этому виду контроля относится отслеживание изменений политической, экономической и социальной ситуации в стране, регионах, городах и районах, в поведении сотрудников и т.п.

 

НА ЧЕМ ОСНОВАНА ТРАДИЦИОННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ?

 

Традиционная организация контроля, особенно в производственных структурах, основывается на показателях эффективности различных видов деятельности и их соответствии принятым ранее критериям, показателям и индикаторам.

 

Актуальными направлениями развития практики в сфере контроля все более становятся усиление адаптивности контроля к изменениям во внешней и внутренней среде, переориентация целей и нормативов с промежуточных процессов и этапов на получение высоких конечных результатов.

 

При этом во внешней среде организаций наиболее значимыми становятся нарастающие вызовы в условиях глобализации, интернационализации и регионализации экономики, обусловленных ими социальных, научно-технических, экологических и организационных процессов. Ответом на приведенные выше вызовы может служить эффективный контроль над соблюдением международных норм и требований к использованию всех видов ресурсов, применение международных стандартов, в том числе стандартов качества ИСО в системах менеджмента.

 

ПОЧЕМУ ВО ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАТРУДНЕН КОНТРОЛЬ МЕТОДАМИ ПРЯМОГО НАБЛЮДЕНИЯ?

 

Во внутренней среде организаций сохраняются, а в отдельных случаях нарастают, непредсказуемость и затрудненность контроля методами прямого (непосредственного) наблюдения. Основными причинами этого являются:

 

- многократно возросшее число субъектов экономической и социальной деятельности;

 

- высокая доля экономического оборота, продолжительное время находящегося "в тени";

 

- сознательное сокрытие части информации, особенно в негосударственном секторе, об объемах производства и услуг, затратах и доходах и т.п.

 

В результате этих и подобного рода причин все чаще приходится принимать управленческие решения на основе "слабых сигналов", что требует немалых интеллектуальных и организационных затрат и чревато ошибками и просчетами.

 

КАК МОЖНО РАСШИРИТЬ КОНТРОЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ?

 

В этих условиях расширяются контрольные функции посредством системы самоконтроля, увеличивается "наукоемкость" контроля, что сопряжено со специальной подготовкой кадров, созданием специализированных центров аудита.

 

В последнее время расширились разработка и использование "новых поколений" систем контроля, в том числе автоматических способов подготовки решений и контроля их выполнения, основанных на использовании современных информационных технологий.

 

В перспективе потребуются особые меры по контролю (мониторингу и бенчмаркингу) в сфере наращивания и эффективного использования интеллектуального и инновационного потенциалов организаций.

 

КАКИМ ОБРАЗОМ ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЯЮТСЯ КОНТРОЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ?

 

Контрольные функции, традиционно осуществляемые централизованно (в коммерческой фирме - ее руководством, а в государстве - центральными органами), постепенно перераспределяются между:

 

- верхними звеньями управления;

 

- сторонними организациями, специализирующимися на функциях контроля;

 

- потребителями продукции;

 

- низовыми звеньями управления.

 

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ.

 

1. Процесс управления чаще всего представляют в виде совокупности функций – этапов управления. Основными функциями менеджмента являются:

 планирование, организация, мотивация, контроль.

 

2. Прогнозирование – деятельность по научно-обоснованному предвидению будущего состояния объекта управления.

 

Можно получить следующую общую классификацию моделей и методов прогнозирования.

 

МЕТОДЫ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ можно разбить на две группы:

 

1 группа. ФОРМАЛИЗОВАННЫЕ МЕТОДЫ (имеют дело с математическими моделями);

 

2 группа. ИНТУИТИВНЫЕ МЕТОДЫ (имеют дело с суждениями, экспертными оценками).

 

МОДЕЛИ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ можно разбить на две группы:

 

1 группа. МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ (для их построения используются законы предметной области: термодинамика, механика, математический анализ, дифференциальные уравнения и т.д.);

 

2 группа. МОДЕЛИ ВРЕМЕННЫХ РЯДОВ (ищут зависимости внутри самого процесса)

 

Модели временных рядов можно разделить на следующие подгруппы:

 

1) СТАТИСТИЧЕСКИЕ МОДЕЛИ (к ним относятся: регрессия, авторегрессия, экспоненциальное сглаживание и т.д.)

 

2) СТРУКТУРНЫЕ МОДЕЛИ (к ним относятся: нейронные сети, цепи Маркова, классификационные деревья, т.д.).

 

3. Планирование – деятельность по определению целей и задач управления и средств, использованных при этом. Цель планирования  — организационная, экономическая и  иная деятельность, направленная на  сознательное поддержание пропорционального и эффективного использования ресурсов.

4. План  — это сложная социально-экономическая модель будущего состояния организации. Процесс планирования осуществляется соответственно уровнем  иерархии организации. Для высшего уровня управления организаций характерно стратегическое планирование  — взгляд на  долгосрочную перспективу основополагающих элементов организаций;  оценка тенденций внешнего окружения организации, оценка вероятного поведения конкурентов. Главная задача стратегического планирования — определение положения организации в своей рыночной нише на перспективу.  Средний уровень управления организацией характеризуется  тактическим планированием,  то есть определением промежуточных целей и  задач на  пути достижения стратегических целей  и задач.  Для нижнего уровня управления организацией характерно оперативное планирование, предполагающее разработку краткосрочных планов-бюджетов (сроком до  одного  года), в  которых содержится детальная разработка рычагов и  инструментов воздействия на производственный процесс.

 

4. Организация – функция управления, направленная на упорядочивание процесса и структуры управления.

 

5. Мотивация – побуждение себя и других членов коллектива к  деятельности для достижения, как личностных целей, так и целей организации.

 

6. Контроль — это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с плановыми показателями.

 

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

 

[1] Гапоненко А. Л., Савельева М.В. Теория управления : учебник и практикум для академического бакалавриата. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство «Юрайт», 2017. — 336 с. — Серия : Бакалавр. Академический курс.

 

[2] Коробко В.И.  Теория управления: учебное пособие для обучающихся (для  укрупненной группы специальностей 080000/38.00.00 "Экономика  и управление"). — М. : Издательство Московского  гуманитарного университета, 2014. — 412 с.

[3] Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. Перевод с англ.  — 10-е изд. - СПб.: Питер, 2003. - 752 с.

 

[4] Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: учебное пособие. - Перевод

 с англ. — 3-е  изд. — М.: Вильямс, 2006. — 800 с.

 

[5] Симагина О.В., Матюнин В.М. Теория управления: учебное пособие, СИУ – филиал РАНХиГС— Новосибирск : изд-во СибАГС, 2014.— 135 с.